ナビゲーション設定の自動応答設定について

ナビフォンの「分岐の設定」では、様々な設定をすることが可能です。

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今回は「分岐の設定」の「自動応答」についてご紹介していきます。

自動応答とは、その名の通り、設定した日時に着信した通話に対し、自動応答メッセージを流したり、転送することができる機能です。(自動応答は、着信機能でのみでご利用いただけます。発信機能ではご利用できません。)

現在も同様の機能が他の電話サービスでもございますが、ナビフォンなら、曜日や特定の日時を指定できる他、細かく時間も設定できたり、転送することも可能ですので、今までにない柔軟な設定をすることが可能です。

しかも、複数の日時を組み合わせた設定も可能ですから、ナビフォンの「自動応答」なら、365日、どんな日時、どんな時間帯にも対応することができます。

それでは早速、「自動応答」を設定しながら、ご説明していきましょう。

まずは、下図のように着信機能の「ナビ設定」をご選択ください。今回の自動応答は着信機能にしかありませんので、着信機能に設定してまいります。

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今回も前回と同様に、下図のようにナビ設定を開き、「ルート」の編集ボタンをクリックしてください。設定は録音設定の続きから設定しております。(前回設定した着信拒否設定は解除しております。)

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クリックすると、「分岐の設定」画面が表示されますので、下図のように「自動応答サービスを設定」にチェックをいれてください。

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これで自動応答が利用できるようになりました。次は自動応答の日時を設定したいと思いますので、「自動応答日時を設定する」をクリックしてください。

クリックすると、下図のように自動応答設定日時画面へ遷移しますので、この画面で自動応答の日時や、曜日、時間の設定をしていきます。

それでは、下図のように、緑色のボタン「日時を追加する」をクリックして、日時の設定をしましょう。

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「日時を追加する」をクリックすると、下図のように画面下部に、日付設定、曜日設定をするフォームが追加されますので、下にスクロールしてご確認ください。

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追加されたフォームは、初期設定として「名称未設定1」と表示されておりますが、いつでも変更することが可能です。変更方法は簡単です。下図のように「名称を編集する」ボタンをクリックし編集し、更新ボタンを押すだけです。

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ここでは、名称を「テスト」と入力することにしました。入力後「更新」ボタンを押せば、名称の変更が完了です。名称については、その設定の内容がひと目で分かる名称で設定しておくのが良いでしょう。

引き続き、日時の設定をしていきます。

日時の設定では、まず、「日付設定」、もしくは「曜日設定」の2つのうちどちらを設定するかを選択する必要があります。(日付設定は複数設定することができますが、曜日設定の場合は、一つのみです。)

ここでは下記のように3つの日時を設定をしました。(24時間設定は、「1時00分~23時59分」と設定すればOKです。)

・毎年8月18日(24時間)

・2016年7月10日(1時から23時)

・毎週月曜日(24時間)

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また、下図のように設定した日時にコメントを追加することもできます。例えば、コメントに「誕生日」と入力しておけば、その日時が何の日時かがひと目で分かります。

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次に、設定した日時に流すメッセージを設定していきましょう。この部分では、「メッセージなし」も選択することができますが、今回はラジオボタンを「テキスト(合成音声)」に設定し「申し訳ございません。ただ今外出中です。」と入力しました。

ちなみに、ここでは、「転送」設定も可能ですが、今回は設定しませんでした。

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ここで一旦、登録しておきましょう。

また、今回は一つのみ日時を設定しましたが、日時は複数登録することができます。もし、引き続き登録したい日時がありましたら、「日時を追加する」をクリックすれば、2つ目のフォームが下部に表示されます。

設定を増やし、設定ごとに流すメッセージを変えることも可能ですので、例えば、毎年1月1日~毎年1月3日までは「あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いします」という季語を入れて設定したり、毎年3月1日~毎年3月3日までは「申し訳ございません。本日はお休みを頂いております。」など、休日用のメッセージを設定することも可能です。

なお、上部へスクロールすると、先ほど、設定した内容が、下図のようにカレンダーに表示されます。日時の設定内容を分かりやすく確認したい場合は、カレンダーで確認するのが良いかと思います。

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それと、日時を複数設定すると、設定した内容が見つけにくくなることがございます。

そうした場合に備えて、自動応答設定日時画面には、「フィルター」機能もご用意しております。

フィルター機能は、「日付」、「時間」、「コメント」を選択すれば、特定の日時を簡単に検索できることが可能です。

お試しとして、下図では、存在しないコメントを入力し、フィルター検索して見ました。結果は「該当するデータが見つかりませんでした。」と表示されましたが、青いボタンの「検索結果をクリアする」をクリックすれば検索する前の画面に戻ることができます。

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いかがでしたでしょうか?自動応答の設定と流れは以上になります。

それでは、一旦、分岐の設定画面に戻りましょう。分岐の設定画面でも、先ほど設定した内容がカレンダーで表示されているはずです。また、この画面では、下図のように「自動応答日時以外は通話を終了」というオプションも設定することができます。

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その名の通り、このオプションでは、設定した日時以外に着信があった場合に、通話を自動終了するというもので、ナビフォンの通信費削減にもお役立ちいただけるはずです。

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設定が完了しましたら、「登録する」ボタンをクリックして自動応答の登録を完了させてください。

それでは設定内容を確認する為にも、ここで処理順序も確認してみましょう。

下図、処理順序を見ると一目で分かりますが、「自動応答」は「録音」よりも優先して処理されることが分かります。つまり、優先度が高い「録音」よりも、「自動応答」は先に処理されるということになります。

処理順序は、随時チェックしておくのが重要です。

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以上が、自動応答のご説明です。自動応答についても、他の設定と同様に、設定箇所も少なく一度設定いただれば、特に迷うことはないはずです。